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内部审计助力组织提质增效

发布日期:2021-04-06 11:36 访问次数: 信息来源:省审计厅

新和成控股集团有限公司成立于1988年,总部位于新昌,产业涵盖精细化工、医药健康、新材料、机械、 房地产、教育六大领域。浙江新和成股份有限公司,创建于1999年,并于2004年5月27日在深交所中小企业板上市,成为中小企业第一股。经过30多年的发展,新和成已成为一家具有核心竞争力的民营企业。在精细化工行业形成了领先优势,成为国家第一批高新技术企业,世界四大维生素生产企业,并跻身于中国医药工业百强。

新和成的发展史是一部创新史。盘点新和成的内部审计工作,“风险导向”始终是新和成审计人心里刻下的一条责任线,创新引领则成为内审工作的源动力。

一、体制创新,建立健全内部审计监督体系

多年来,新和成内审工作抓住“关键少数”层层传导压力,环环扣紧责任,不断完善内部审计工作的组织架构(见下图)。打造内审独立环境,保障审计发表独立意见。公司依据证监会发布的《上市公司治理准则》,在董事会下设了审计委员会,领导内部审计工作。稽核审计部为董事会下属直属机构,直接向董事会负责,有效保持了审计的独立性。公司领导率先垂范,实干担当,建立责任制度,形成链条式监管责任体系,推动内部审计取得成效。

(一)强化内审队伍建设,保障内审业务有效实施。公司稽核审计部拥有一支专业化的审计队伍,目前有11名专职审计人员和20名兼职审计人员,内审人员均为本科以上学历,有高级职称3人,中级职称6人。内审人员除财务背景外,还涵盖工程造价、水利水电、土木工程等多个专业领域,为开展审计业务提供了坚实保障。

(二)注重内审制度建设,保障审计业务规范运行。为规范内审行为,将审计经验审计方法制度化,陆续制订颁布了《离任审计管理办法》《审计业务委托管理办法》《工程审计管理办法》《兼职审计员聘用和管理办法》《审计项目管理办法》《经济责任审计评价指标体系》《双随机全面审计与风险导向专项审计实施管理办法》等20多项内部审计制度,确保内审工作规范管理,提升内审项目质量。

(三)规范内审工作流程,保障内审标准化建设。审计标准化管理有利于简化审计程序,规范审计流程,优化审计数据和资料,提高审计效率,使审计质量可控,降低审计风险。在日常审计工作中,不断优化工作流程,完成了“采购管理、存货管理、销售管理、资产管理、工程管理、资金管理、合同管理、担保管理、研究与开发”等审计工作标准的编制,切实规范内部审计工作程序。

(四)健全内审整改措施,保障内审价值提升。为了提升内审价值,公司高度重视审计整改工作,陆续制订发布了《内部审计意见整改落实管理办法》《审计问题销号制度》《干部管理纪律条例》等制度,强化监督落实审计整改。

二、举措创新,全面夯实内部审计基础

内部审计一直以来是企业管理的重要工作,公司积极创新工作方式方法,采用风险导向“四必过五必审”的举措,确保关键业务的风险可控。

(一)坚持“四必过”

1. 内控制度的建立与修订,必须经过审计部审核。内部控制制度是企业规范运行的骨架,内部控制制度是否完善,是否符合内部控制基本规范的要求,直接影响企业经营风险。稽核审计部本着事前控制的原则,对每个修订的内控制度都进行了严格的审核。2017-2019年度,稽核审计部参与审核发布的内控制度(包括建立或修订)达142个。2019年11月,公司在浙江大学管理学院、浙江上市公司协会等组织的2018年度浙江上市公司内部控制指数评选中荣获最佳内控奖。

2. 业务流程变更,必须经过审计部审核。“业务标准化,标准制度化,制度流程化,流程信息化”一直是公司践行的工作法则。目前主要业务流程均通过BPM平台实现了流程审批的信息化。稽核审计部与业务部门、流程信息部门一起协作,对每条新建或变更的业务流程均进行了仔细的调研与审核。2017-2019年度,共对270余条业务流程的建立与优化进行了审核。

3. 采购招标与重大合同谈判,必须有审计部门参与监督审核。公司在采购管理制度中明确了内审的监督职责,要求审计部门对采购业务的招标进行全过程监督,重大合同谈判必须有审计人员在场监督。稽核审计部通过审核标书、评估招标标底、监督开标过程是否严谨公正、监督商务谈判是否努力尽职等方式参与日常监督。审计监督人员认为招标结果显失公允的,可以要求二次开标,甚至废标。2017-2019年度审计部门参与的采购招标项目达677个,通过招标为公司节约或增收约7419万元。

4. 重大投资项目可行性分析报告,必须经过审计部审核。公司在项目管理办法中明确规定,审计部门须参与项目评审小组,对A级项目完成后进行项目经济后评价。审计部门严格对项目的立项与后评价进行审计监督。通过民主评议,严谨的分析评价,科学的决策,严格的过程控制,公司重点项目的实施整体上均获得了成功。公司通过新投项目的成功生产销售,不断实现跨越发展。

(二)落实“五必审”

1. 干部任期必审。为有效评价公司干部廉政与绩效管理情况,对中层以上干部及重要岗位人员实行岗位离任必审、任期满三年必审、重大责任问题必审的“三必审”制度。2017-2020年累计对135人次进行干部任期审计。

稽核审计部在公司领导的支持下,受理各类举报。对受理的举报案件,通过认真细致的审计调查,没有问题的还原事实真相,帮被举报部门还了清白;对举报真实的,查清情况及时报公司纪律与人事部门进行了处理。2017年-2020年通过干部任期审计、舞弊举报等途径累计调查处理18人次。结合审计结果通报、廉政主题教育、自查自纠等活动,起到了“处理一个警示一大片”的效果。

2. 工程款结算必审。公司作为一家重资产的精细化工企业,每年的工程建设非常多,年度的投入额都有几十亿元。稽核审计部作为工程结算审核的主要责任部门,对工程款支付的每个环节严格把关,要求工程款支付需经审计部门审核签字。各基地30万元以上的工程项目必须报送稽核审计部进行结算审计,未经审计不得支付尾款。

3. 财务报告披露必审。公司稽核审计部不仅注重事后调查,更关注各项经济活动的过程风险,做到有效预警及时防范。需披露的财务报告必须经过审计人员数据审核,力争信息准确、披露合规,对社会广大中小股东投资者负责。2017-2019年,经稽核审计部审核累计出具报告23份,所出报告均为零失误。目前公司已经连续11年被深交所评为信息披露工作考核A类企业。

4. 高风险环节必审。重点业务环节是舞弊高风险区,稽核审计部依据风险导向开展审计,定期分析重点业务风险隐患、排查风控漏洞,随机抽样稽查,长期保持对关键业务环节的高压监督态势。定期与不定期的开展专项审计项目,重点抓好工程、采购、财务、资金、研发、销售等资金紧密型、直接影响企业持续稳定发展的重要业务的监督审计。通过开展各类专项审计,聚焦风险隐患,增强各业务环节相关工作人员的风险意识。

5. 下属子公司三年必审。为了加强对子公司的控制和管理,每三年对下属子公司财务状况、经营管理、资产保值增值、人事管理、资金收支、法人治理等事项进行一次全面审计。2017-2019年对13家公司进行了经营审计。审计发现了内部控制不规范、经营目标有偏差、费用报销不合理、成本控制不严格、资源利用不充分等多个经营管理中的问题。审计部门及时下发整改通知书,并对整改问题进行追踪核查,确保整改落到实处。

通过对全资子公司与参股子公司的经营审计,强化了董事会与股东对投资主体的监管能力,帮助被审单位进一步强化内部控制、夯实经营基础、提升管理能力。2017-2019年经营管理审计共发现91个问题,提出建议意见58项,修改制度13个。

三、全程跟踪,着力开展工程审计

目前公司正处在大扩展阶段,每年有几十亿的工程投入。工程投资又是舞弊高风险环节,一直以来也是内审工作的重点和难点。针对民营企业基建投资管理基础薄弱的状况,内审部门开展全过程跟踪审计。

(一)完善内控制度和流程,形成有效的内控体系架构。

1. 组织架构保障。公司领导高度重视工程项目建设的费控管理,严格控制重点基建项目的投资造价,专门成立了以副董事长、总裁为首的公司重点基建投资项目造价管理领导小组和工作小组。定期召开材料价格评审会和项目结算会议,通过工程专项审计、联合督导组、重点工程节点的联合验收等对基建项目操作流程规范性和决算真实性等情况进行检查、监督,确保重大工程项目的内控完善与成本可控。

2. 健全工程建设制度体系。历年来,公司强化制度建设,陆续修订了《工程审计现场工程量复核实施细则》《工程联系单、签证管理办法制度》《工程项目管理手册汇编》《承包商管理制度》《工程质量管理制度》《工程项目内部控制制度》等工程管理相关内控制度9项。

3. 加强外审咨询单位管理。强化外审单位管理,推进工程结算二审。根据二审的工程结算审核成果允许偏差值控制情况排名进行末位淘汰制,二审考核结果若为不合格单位,则剔除出工程造价咨询合格承包商名单。二审咨询单位提供的服务符合国家质量标准及委托人有关要求的,可以优先跟委托人签订一审结算造价咨询合同。

4. 常态化跨部门沟通机制。稽核审计部工程审计定期召开工程审计周例会,汇总各基地内外审项目碰到的问题并进行讨论交流。例如对合同条款理解、工程量核对、联系单审核、材料价格签证等具体问题进行剖析,定期组织审计人员进行经验分享、亮点分析、信息共享,共同提升整个工程审计组的经验值。

(二)监督前移,工程审计由事后决算审计转变为全过程审计。

1. 事前控制

一是参与项目招标管理监督审计。协同各基地工程部加强项目施工全过程的管控,对各基地引进的新承包商协同进行技术和商务交流、项目的实地考察、项目经理技术答辩评分、商务议标定标、合同条款审核、各基地施工单位的进度、质量等环节进行监督,从源头把关,充分发挥审计的监督职能。积极参与公司对设计、勘测、监理、建筑、安装、净化等工程建设项目的招投标和商务谈判。

二是派驻项目审计专员,对重大项目进行动态全过程管理。为适应企业跨地区战略发展需要,稽核审计部分别在山东基地和黑龙江基地设立了办事处,配备土建和安装专业各一名,受理各项工程项目结算审计事项和已完成工程量的复核等工作。

2. 事中控制

一是加强工程质量管理。施工过程中,按照施工合同的要求,经常到现场进行施工质量和进度、材料质量、隐蔽工程的抽查和监督,发现问题及时汇报并进行纠正。参加监督工程项目的基础验收、中间验收、主体验收、竣工验收,把好工程质量关。

二是规范工程签证单管理。要求采用公司统一规范的工程联系单和签证单,明确每张签证单的工作内容、数量、项目名称、原因、部位、日期、价款的结算方式及单价的确定,签证单的金额要按不同额度进行分级审批,重要隐蔽工程和关键部位应附影像资料等。

三是强化材料价格管理。协同各基地工程部、物流部开展建筑安装工程材料价格市场实地询价、洽商、价格评审。定期整理各基地市场价和信息价行情、建安合同取费、结算口径、招投标信息、完善工程量勘测复核等。

3. 事后控制

一是建立审计资料清单,规范送审资料。审计部总结工程结算过程中遇到的各种问题,完善审计资料清单,对送审资料进行统一规范,保障审计质量。

二是加强资料复核,建立工程造价结算风险清单一览表。审计部门不断完善工程结算审计风险库,在日常审计中,逐项评估参照进行审计。结算送审的工程(或分项分部)必须是经过质量验收合格的工程,清单模式计价工程量送审前工程管理部门必须先核对。

三是内外结合,分级审计,提升效率。各子公司超过一定金额的工程项目必须委托审计部进行审计,审计部结合实际情况,采用内部审计与外部审计相结合的方式进行决算审计。各个基地工程项目采取灵活的异地外审,相互比较,可以提高内部审计人员的业务能力,提升管理水平。在公司内部资源有限的情况下,充分利用外部资源,加强审计过程的监督管理,也同样能体现内部审计的价值。

2017-2019年,工程基建结算审计929个,其中内审项目628个,委托外部审计项目301个,累计核减工程成本22,869.96万元,人均效益达4574万元,工程审计成效显著。


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