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“望闻问切” 当好“医师”

——L农商银行员工行为管理专项审计案例

  文章来源:莲都农商银行审计部 发布日期:2017-02-22

  2015612015731日,L农商银行组成审计组,重点对L农商银行的员工管理制度建设与执行情况、20141月至20155月期间的员工从业行为情况进行了专项审计。同时,本次审计有效运用计算机辅助审计技术,极大提高了审计成效。现将在本次专项审计中发现的违规问题编成审计案例,以供参阅。

一、审计目的

通过员工行为管理专项审计,揭示员工行为管理中的风险点和薄弱环节,发现并纠正员工违规行为,加强员工行为管理,增强员工风险合规意识,严格规范员工行为,从源头上防控案件风险隐患。

二、审计重点与方法

(一)制定详细可行的审计方案,抓住审计重点。围绕员工管理制度的有效性、员工从业行为的规范性、员工贷款的合规性,通过计算机辅助审计系统数据筛查、OCR系统凭证查阅、监控调阅、相关资料查阅以及员工访谈、实地核查等方法实施。

(二)运用计算机辅助审计技术,为内审人员高效审计创造条件。

员工行为方面。以非现场、现场2 种检查方式开展审计。非现场检查方面,审计组采集了24项疑点数据,信息总数10892条,涉及金额231073.52万元。疑点数据包括“内部员工或关系人交易量累计最大20户”“内部员工管理_内部员工与客户资金往来明细”“客户贷款流入内部员工(含关系人)账户”“借款人的还贷资金来源于内部员工”“贷款直接流入第三方存管账户”“柜员办理本人业务”“内部员工(含关系人)信用卡同一POS机多次近满额消费”等,通过分析验证以上数据,核查了是否存在员工借用、占用客户贷款资金或者操纵客户账内资金;代客调度资金;代客归还贷款本息;借用客户信贷资金;利用本人结算账户违规揽存;以及员工贷记卡使用是否规范等情况。

柜面操作方面。通过计算机辅助审计系统导出“非营业时间办理业务”“柜员代办挂失解挂业务”“内部员工代办大额存取款业务明细”等疑点数据,进行筛选后作为审计线索。审计组通过观看监控录像,核查了是否存在员工代客办理业务;本地授权柜员是否审核应打印的相关交易凭证是否齐全、正确;是否存在接交人或监督人在未清点现金、重要空白凭证、其他重要物品的情况下办理业务接交或者钱箱入库保管手续等情况。

(三)首次采用突击检查的方式。抽查部分员工工作场所抽屉、保险柜等,重点关注支行正、副行长、主办会计及网点负责人、客户经理,重点核查:是否存在违规保管借条、凭证、合同、印章;是否代客保管有价单证和存折、银行卡、丰收宝、银行口令卡等重要物品。

(四)加强员工八小时以外行为动态管理。通过员工谈话、走访(家庭、客户、当地公安、司法、工商、纪检监察部门)、暗访、员工之间相互揭摆等方式实施。重点核查:是否存在黄、赌、毒等;是否存在上班时间炒股或大额资金炒股;是否存在交友混乱、经常出入高档娱乐场所;是否存在无故不能正常上班或经常旷工;是否存在吃拿卡要、行为不检点、违纪违法等不良行为等。

三、审计发现的主要问题

审计发现,L农商银行存在未按规定进行岗位轮换、员工帮助客户还贷、代客户归还贷款、未按规定执行工作回避制度、员工信贷资金流入第三方存管账户、代客户保管存折、银行卡、印章、丰收宝、向员工发放经营性贷款、在本人签到的终端上办理业务、柜员授权不规范、柜员交接不规范等诸多问题。

(一)未按规定进行岗位轮换。至20155月末,L农商银行共有10位员工在同一岗位工作已超过3年,未按规定进行岗位轮换,其中李某某等6位员工在同一岗位工作已超过6年。

(二)未按规定办理长短款挂账业务和抹账业务、代客户签字。20155311325分,L农商银行YQ支行营业室综合柜员宋某某办理客户李某某存款1000元时,错存为7000元(客户李某某与经办柜员均未当场发现差错)。综合柜员宋某某在临下班盘库时发现短款,经查看监控记录并无法找回客户后,在客户不在场的情况下对上述存款业务作了抹账处理;授权柜员朱某某未亲自查看监控记录,仅在听了宋某某的情况描述后就进行抹账授权;随后,综合柜员宋某某又在客户不在场的情况下办理了1000元款项的续存业务(上述业务凭证的客户签章均为:李某某,重新存款1000元的存款凭条由大堂保安填写,抹账凭证和重新存款1000元的业务凭证上的客户签名由综合柜员宋某某代为签字)。

(三)员工(关系人)为多名客户归还贷款本息。201411日至2015531日期间,员工徐某账户累计发生522笔,交易额15476469元,其妻张某某账户累计发生1857笔,交易额69362810元。经核查确认,上述账户与72名贷款客户(除内部员工及其关系人)存在大量资金往来,其中转账的278笔,总额14860557元。审计查明,徐某及其配偶张某某账户多次将资金转入贷款客户并用于归还客户贷款本息,其中用于归还客户贷款46笔,累计金额3048500元;用于归还客户贷款利息47笔,累计金额284100元。

(四)代客户保管贷款卡、违规办理贷款入账和大额取现业务、信贷资金流入第三方存管账户。2014626日,L农商行ZJ支行ZD分理处向李某某(员工李某父亲)发放最高额抵押贷款100万元(创业卡)。20141124日,第七次向借款人李某某发放贷款50万元,经办柜员(李某经办,方某授权)在借款人李某某本人未到场的情况下办理了贷款入账手续,相关手续由员工李某代为办理。当日,员工李某代理借款人李某某账户现取20万元、10万元业务(金某经办,李某授权),并将该30万元信贷资金分2笔(金某经办,方某授权)存入员工李某账户,经办柜员未要求代理人李某提供身份证件。同日,员工李某代理借款人李某某账户现取20万元业务(方某经办,李某授权),并将该20万元信贷资金存入(方某经办,金某授权)员工李某账户,经办柜员未要求代理人李某提供身份证件。20141124日,员工李某将上述50万元信贷资金转入第三方存管账户。

(五)员工代客户保管重要物品。2015729日,审计组对某分理处现场审计时,发现该分理处客户经理叶某代保管客户借记卡7张、小额贷款卡9张、信用卡1张、企业贷款卡7张、活期存折2本。延伸审计还发现,2015720日至2015820日,叶某通过柜面、ATM存现的方式代客户归还贷款利息13笔、32700元。

(六)个人结算账户揽存客户资金。自201411日至2015531日止,员工周某、虞某、孙某、李某利用本人账户揽储客户资金87笔、累计金额2229.4万元。

(七)在自己签到的终端上办理本人业务。20141011133分,员工施某在自己签到的终端上办理本人取现2000元;1138分,施某在自己签到的终端上将该笔业务作抹账处理。

四、审计成效

(一)L农商银行召开了专题会议,对上述检查中发现的相关违规责任人员处理:经济处罚90人次,金额97900元,诫勉谈话7人次,调离信贷岗位1人次,解聘1人次,待岗3个月1人次,警告2人次,记大过1人次。

(二)对审计检查出来的问题,通过审计通报形式,向各支行及总行各职能部门通报。一方面,加强了总行各管理部门之间的信息交流和资源共享;另一方面。为支行在日常经营管理中加强风险防范和内部控制提供了借鉴。

(三)计算辅助审计技术作为开展内部审计的一项有效工具,在此次员工行为管理专项审计得到全方面的应用,对进一步加强内部管理、提升内部控制和风险管理水平具有深刻的影响。

(四)L农商银行对员工行为相关规章制度进行了梳理,根据国家及银行业监管机构的有关法律法规和《浙江省农村合作金融机构工作人员从业行为的若干规定》、《信贷会计操作“二十四条禁令”》《中国银监会丽水监管分局办公室关于对银行从业人员“十个不得”提示的通知》等相关制度,结合实际,出台了《L农商银行员工行为“15条铁纪”》,明确员工行为底线,防范经营风险和操作风险。

五、案例思考

(一)原因分析

案例中违规的形成,原因是多方面的,主要是部分员工风险、合规意识淡薄,缺乏底线意识,往往为了“人情”或完成考核任务,无视员工从业行为禁令,有章不循、有令不行,在主观意识上未能重视制度的严肃性,忽视了制度和风险防控要求。同时,部分员工对违规行为认识不清,内控制度执行不到位,在业务操作上随意性较强,未能做到合规操作,存在引发操作风险、道德风险和声誉风险等隐患。

(二)案例启示

1.加强员工对从业行为的认识。相关管理部室和各支行应加强员工法律法规和规章制度的学习教育,特别是加强员工对《Z省农村合作金融机构综合业务系统操作规程》《Z省农村合作金融机构贷款操作规程》《L农商银行员工行为“15条铁纪”》《Z省农村合作金融机构工作人员从业行为的若干规定》等从业行为相关制度的学习,从职业道德、思想文化上促进员工达到规范操作的目的,强调按章办事,切实提高制度执行力。

2.强化对重要岗位人员思想和行为动态管理。人是一切风险管控的源头,农商行作为高风险单位,对重要岗位人员实施八小时内外监控很有必要。要建立长效化防控机制,完善日常化管理,通过员工谈话、走访(家庭、客户、当地公安、司法、工商、纪检监察部门)、暗访、员工之间相互揭摆等方式,有效掌握风险易发岗位人员的真实动态信息,做到提前介入。

3.不断推进计算机审计的应用。采用计算机辅助审计后,拓展了审计空间、扩大了审计的覆盖面,达到手工审计不能达到的结果。应用计算机数据库技术,可将不同单位之间同一特征的数据进行拼接和筛选、纵向和横向的审计证据进行相互印证、通过SQL数据将各项业务发生过程中的多类疑点问题进行锁定和关联……最后达到提升审计监督的精确度、提高审计威慑力的目的。

4.有效落实整改,加大问责力度。一是分析问题产生的主客观因素,落实相关管理和监督责任,制定整改计划,采取切实可行的措施,落实整改责任人及时进行整改。二是对审计发现的违规违纪问题的相关责任人进行相应的责任处罚,对屡查屡犯、屡教不改的违规责任人加重实施责任处罚。在追究直接责任人和进行经济处罚的同时,应重视管理责任人的责任,并视情况给予纪律处分,促使员工进一步规范操作、防范风险。(项慧钦  周琳琳

 

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